SUKABUMI EKSPRES – Alih media arsip dari konvensional ke digital merupakan amanat undang-undang. Namun pada pengelolaannya memerlukan sumber daya manusia (SDM) yang mumpuni.
Pemerintah Kota Sukabumi telah menerbitkan pedoman tentang kearsipan.
Di antaranya Perda Nomor 5 Tahun 2015 tentang Penyelenggara Kearsipan Kota Sukabumi. Hal tersebut dipaparkan oleh Penjabat Wali Kota Sukabumi Kusmana Hartadji pada kegiatan Sosialisasi Alih Media Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Sukabumi di Oproom Setda Kota Sukabumi, kemarin (15/11).
“Aturan tentang alih media arsip sudah diperwal-kan. Ini menjadi pedoman teknis alih media arsip ke digital. Pemerintah Kota Sukabumi sudah melakukan pengalihan media arsip secara elektronik atau digital,” ujar Kusmana.
Baca Juga:Keluarga Risiko Stunting Terima Bantuan PanganPolisi Ringkus Pelaku Penggelapan Sertifikat Tanah
Proses alih media arsip bertujuan agar arsip yang telah dikonversi ke digital dapat mudah diakses saat dibutuhkan. Selain itu, arsip digital saat dikelola dengan baik akan lebih aman. Dan kegiatan konversi arsip dari kertas ke elektronik telah diujicobakan oleh Dispusip di sejumlah kecamatan.
“Uji coba konversi arsip dari kertas ke elektronik menunjukkan keseriusan Pemerintah Kota Sukabumi dalam menangani urusan bidang kearsipan,” tambah Kusmana.
Hasil penilaian pengawasan arsip eksternal, alih media arsip ke digital oleh Bidang Arsip telah mendapatkan nilai 84,39 dengan kategori A. Nilai ini mengalami kenaikan dari tahun sebelumnya yang hanya memperoleh kategori B.
“Hasil ini merupakan usaha kita semua. Untuk tahun ini mudah-mudahan hasil penilaian pengawasan eksternal terus menjadi lebih baik,” katanya.
Upaya alih media arsip dari kertas ke elektronik memiliki banyak manfaat. Misalnya arsip yang disimpan dalam bentuk digital lebih tahan lama dan lebih mudah diakses daripada arsip yang disimpan dalam bentuk konvensional. Hal ini karena arsip digital tidak rentan terhadap kerusakan fisik, seperti air, api, atau rayap.
“Alih media arsip dapat memudahkan proses pengelolaan arsip seperti penyimpanan, pencarian, dan pengiriman. Arsip digital dapat disimpan dalam jumlah besar dengan ruang yang lebih kecil daripada arsip konvensional. Selain itu, arsip digital dapat dicari dengan lebih cepat dan mudah menggunakan perangkat lunak pencarian,” pungkasnya.